Um nach Möglichkeit jede Auseinandersetzung bezüglich des Zustandes der Wohnung zu Beginn des Mietverhältnisses zu vermeiden, ist es angebracht, einen Eingangsortsbefund zu  erstellen.

Jede Vertragspartei kann von der anderen Partei fordern, dass ein Ortsbefund zu gemeinsamen Kosten erstellt wird (Artikel 1730 des Zivilgesetzbuches).

Beim Abfassen des Protokolls über den Ortsbefund sind keine besonderen Formalitäten zu beachten. Zur Vermeidung von Streitigkeiten ist es ratsam, das Dokument in zwei gleichlautenden Originalen zu verfassen. Jede Partei sollte ein von beiden Parteien unterzeichnetes Exemplar ausgehändigt bekommen.

Ein Ortsbefund ist nur gültig, wenn er in detaillierter Form abgefasst wird. Somit ist es erforderlich, die verschiedenen Teile des Mietobjektes eingehend zu beschreiben. Es kann sinnvoll sein, in den Ortsbefund Fotos des Mietobjektes einzufügen.

Der Vermieter hat ein besonderes Interesse daran, einen möglichst genauen Ortsbefund anzufertigen. Dies gilt umso mehr, als das Gesetz in Ermangelung eines Ortsbefundes bis zum Beweis des Gegenteils davon ausgeht, dass die Wohnung sich beim Einzug des Mieters in demselben Zustand wie beim Auszug befand. Theoretisch verfügt der Vermieter zwar über die Möglichkeit, die Verschlechterung des Mietobjektes zu beweisen (z.B. durch Zeugenaussagen), dies ist aber in vielen Fällen schwierig und viel aufwendiger als der Verweis auf einen ordnungsgemäß erstellten Ortsbefund.